Такая ситуация может возникнуть в случае, если бухгалтер выполнила все операции по начислению заработной платы, расчету налогов и отразила эти операции в документе «Отражение зарплаты в  учете», затем бухгалтер выполнила изменения в каком-либо из расчетных документов, таких как: «Начисление зарплаты», «Расчет ИПН, ОПВ и удержаний», «Расчет СН и СО», «Ввод сведений о плановых удержаниях работников организации» и другие, но не перезаполнила документ «Отражение зарплаты в учете». Рассмотрим данную ситуацию на примере: 

Начислим заработную плату работникам с помощью документа «Начисление зарплаты» (меню Зарплата \ Начисление зарплаты).

Важно заметить, что этот документ расчетный и не делает записи в «Регистр бухгалтерии», то есть не формирует бухгалтерские и налоговые проводки. Этот документ выполняет записи в следующие регистры: «ИПН сведения о доходах», «СН сведения о доходах», «Взаиморасчеты с работниками организации», «СН сведения о доходах», «ОПВ сведения о доходах».

Обратите внимание, что документ «Начисление зарплаты» выполняет записи в регистр накопления «Взаиморасчеты с работниками организации» с видом строки «Исчисление», то есть увеличивает задолженность по заработной плате перед работником. Далее рассчитаем индивидуальный подоходный налог (ИПН) и обязательные пенсионные взносы (ОПВ). Для этих целей используем документ «Расчет ИПН, ОПВ и удержаний» (меню Зарплата \ Расчет ИПН, ОПВ и удержаний).

Данный документ также не формирует бухгалтерские проводки и выполняет записи в следующие регистры: «ОПВ расчеты с фондами», «Взаиморасчеты с работниками организации», «ИПН расчеты с бюджетом».

Документ «Расчет ИПН, ОПВ и удержаний» выполняет записи в регистр накопления «Взаиморасчеты с работниками организации» с видом строки «Удержание», то есть уменьшает задолженность по заработной плате перед работником. Рассчитаем социальный налог (СН) и социальные отчисления (СО), используя документ «Расчет СН и СО» (меню Зарплата \ Расчет СН и СО).

Этот документ формирует записи в регистры «СО расчеты с фондами» и «СН исчисленный».

Необходимо учесть, что именно по данным регистра накопления «Взаиморасчеты с работниками организации» формируются отчеты «Расчетная ведомость организации» (меню Зарплата \ Расчетная ведомость организации) и «Расчетные листки» (меню Зарплата \ Расчетные листки). Поскольку на этом этапе в регистре накопления «Взаиморасчеты с работниками организации» уже отражены операции по начислению заработной платы и удержанию налогов, мы уже можем сформировать эти отчеты.

Для отражения проделанных операций необходимо выполнить документ «Отражение зарплаты в учете» (меню Зарплата \ бухгалтерский учет зарплаты \ Отражение зарплаты в учете). При проведении документ формирует проводки на бухгалтерском и налоговом планах счетов, тем самым образуются обороты и сальдовые остатки по счетам задолженности перед работниками организации, по счетам учета налогов и отчислений с доходов физических лиц. Данный документ формирует следующие бухгалтерские проводки:

Анализируя полученные отчеты, мы видим, что при соблюдении последовательности выполнения документов, задолженность перед работниками в «Расчетной ведомости», «Расчетном листке» и в «Оборотно - сальдовой ведомости по счету» 3350 одинакова.

В ситуации, когда бухгалтер выполнила изменения, к примеру, в документе «Начисление зарплаты» и не перезаполнила документ «Отражение зарплаты в учете», то остаток задолженности перед работником или работника перед компанией по заработной плате на счетах 3350, 3395 и 1252 будет не равен остатку в отчетах «Расчетный лист» и «Расчетная ведомость». Такая же ситуация может возникнуть, если бухгалтер изменила расчеты налогов и отчислений, но не перезаполнила документ «Отражение зарплаты в учете». Проблема также может возникнуть, если изменились данные о доходах физического лица, но не перезаполнены, или не перерасчитаны документы по расчету налогов, взносов и отчислений.

Рассмотрим ситуацию с изменениями в документе «Начисление зарплаты»: Работнику Иванову доначислена премия в размере 30 000 тенге.

Документ «Отражение зарплаты в учете» бухгалтер не перезаполнила, тем самым не отразила это изменение в проводках.

Проверить правильность отражения в бухгалтерских и налоговых регистрах данных о начисленных доходах физических лиц и начисленных налогах, выявить разницу между их начислением и отражением в проводках, можно с помощью отчета «Контрольная ведомость по отражению зарплаты в регламентированном учете» (меню Зарплата \ Расчет регламентированной заработной платы/ Контрольная ведомость по отражению зарплаты в регламентированном учете).

Отчет позволяет контролировать правильность отражения расчетов по зарплате в регламентированном учете путем сравнения следующих показателей:

• Суммы начислений и отражение начислений по Кт 3350
• Суммы исчисленного индивидуального подоходного налога и его отражение в бухгалтерском учете (Дт 3350- Кт 3120)
• Суммы исчисленных обязательных пенсионных взносов и их отражение в бухгалтерском учете (Дт 3350- Кт 3220)
• Суммы удержаний и отражение удержаний по Дт 3350
• Суммы исчисленных обязательных социальных отчислений и их отражение по Кт 3210
• Суммы исчисленного социального налога и их отражение по Кт 3150
• Суммы пени по обязательным пенсионным взносам и социальным отчислениям и их отражение в бухгалтерском учете по Кт 3220 и Кт 3210 соответственно.

Для исправления сложившейся ситуации необходимо перезаполнить документ «Отражение зарплаты в учете» и снова его провести.